The Basic Principles Of Gestión Documental
The Basic Principles Of Gestión Documental
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Un sistema de gestión documental hace que sea fileácil para las empresas combinar archivos en papel y digitales en un único repositorio. Los documentos físicos se pueden escanear y los formatos digitales de estos y otros documentos generados por diferentes sistemas se pueden importar.
Integración con software de terceros. La integración de aplicaciones es una capacidad que elimina la entrada de datos redundantes y permite un flujo de información sin interrupciones entre plataformas dispares. No solo ahorra tiempo y esfuerzo, sino que también mantiene la integridad y precisión de los datos.
Acceso a los documentos cuando son necesarios. Ya no es necesario esperar a localizar un documento en el archivo para poder empezar a gestionarlo. Con un sistema de gestión documental la localización es inmediata y la gestión se realiza justo cuando es necesaria. Si además contamos con un sistema de gestión documental basado en la nube, los usuarios tendrán la capacidad de acceder a archivos y documentos en cualquier lugar, en cualquier momento e independientemente del dispositivo utilizado.
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El éxito radica en elegir una solución que se ajuste a las necesidades específicas de cada empresa, considerando el volumen de documentos y los objetivos organizacionales.
Almacenamiento ordenado y accesible: Garantiza que los documentos se almacenen de manera sistemática y se puedan recuperar fileácilmente cuando se necesiten.
Escalabilidad Limitada: Aumentar la capacidad de almacenamiento o procesamiento puede ser más complejo y costoso, ya que requiere la compra e instalación de components adicional.
En Ti Rescue, la gestión documental no es solo un tema operativo: es un componente estratégico de la seguridad, la continuidad y la calidad del negocio, y está alineado con nuestras certificaciones ISO:
Un Sistema de Gestión Documental (DMS) ofrece una serie de funcionalidades esenciales que permiten a las organizaciones gestionar sus documentos de manera eficiente y segura. A continuación, se detallan las funcionalidades clave de un DMS:
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Capacidad de Almacenamiento Escalable: Los DMS modernos ofrecen capacidad de almacenamiento escalable, permitiendo a las organizaciones aumentar el espacio de almacenamiento según sea necesario.
Por lo tanto, es crucial elegir un sistema que sea intuitivo y que cuente con una interfaz amigable para todos los usuarios involucrados en la gestión documental.
Almacene documentos en repositorios centralizados, lo que refuerza la seguridad y el cumplimiento legal;
Transparencia informativa: El almacenamiento y acceso a la información y documentación, mediante un SGD implementado en las empresas, permite a los usuarios dentro de un área o con accesos privilegiados monitorear en cualquier momento y de forma inmediata el estatus y/o localización de documentación clave, Gestión de Documentos además de identificar quiénes son los responsables o participantes de la operación o etapa operativa en la que se encuentra.